Sur Doctrine, vous pouvez facilement créer votre clausier personnel : la bibliothèque de vos précédents, de toutes les rédactions passées sur lesquelles vous avez besoin de pouvoir vous appuyer.
Créer votre clausier personnel
Pour constituer votre clausier personnel, quelques clics sont nécessaires.
Rendez-vous sur Flow Counsel sur votre espace Doctrine.
2. Cliquez sur “Accéder à votre clausier personnel”.
En haut à droite, cliquez sur le bouton “Ajouter des contrats”
Vous arrivez sur l’interface d’upload de contrats.
2 options pour sélectionner vos contrats :
Directement depuis votre GED (SharePoint) - pour connecter votre SharePoint, rendez-vous sur cet article.
Depuis votre ordinateur.
C’est le moment de choisir vos meilleurs contrats, les précédents que vous souhaitez retrouver facilement lorsque vous commencerez à rédiger.
Cliquez sur Importer dans Doctrine et laissez la magie opérer.
💡 Vous pourrez toujours déposer de nouveaux contrats par la suite, en suivant les mêmes étapes.
Que se passe-t-il en coulisses ? Notre IA analyse tous les contrats déposés, détecte et extrait en quelques secondes toutes les clauses.
Identifier les parties
Lorsque cette analyse est terminée, l'outil vous propose d'identifier les parties. Cette étape est facultative pour la constitution de votre clausier mais vous permet d'aller un peu plus loin dans l'organisation de vos clauses.
Cliquez en bas à droite sur "Identifier les parties" pour indiquer de quel côté vous vous êtes positionné dans chaque contrat, i.e. la partie que vous avez favorisée.
Sélectionnez la partie en question et cliquez sur Identifier.
Les clauses de votre contrat sont désormais rangées dans votre clausier personnel Doctrine et correctement "taggées" ce qui vous permettra de chercher vos clauses par partie favorisée.
Utiliser votre clausier personnel dans Word
Pour utiliser votre clausier personnel, il n’y a pas de meilleur endroit que Microsoft Word.
Pour découvrir comment utiliser le complément Doctrine pour Word, rendez-vous sur cet article.
Vous commencez à rédiger un contrat et cherchez une clause que vous avez déjà écrite, sans vous rappeler du nom du contrat ou du client.
Vous avez au préalable déposé vos contrats sur Doctrine et suivi les étapes ci-dessus.
Ouvrez votre contrat dans Microsoft Word. Cliquez en haut à droite pour retrouver Doctrine dans Word.
Cliquez sur Flow Counsel comme ci-dessous.
Vous retrouvez ici les différents éléments présents sur doctrine.fr
N'hésitez pas à élargir l'encart Doctrine.
Quand vous passez votre souris sur le bord gauche de l'encart, une double flèche apparaît et vous permet d'agrandir la fenêtre. Cela vous permettra de retrouver plus facilement toutes les informations.
3. Dans la section “Rédiger”, cliquez sur “Rechercher une clause” et “Vos clauses”.
C’est précisément ici que vous retrouvez les clauses issues de vos contrats.
4. Tapez vos mots-clés, triez par pertinence/ajouts récents, filtrez par types de contrats, par partie favorisée si vous les avez renseignées, et accédez aux clauses les plus pertinentes pour commencer à rédiger. C’est parti !
Utiliser votre clausier personnel sur Doctrine.fr
Rendez-vous sur votre compte Doctrine > Flow Counsel > Accéder à votre clausier personnel.
Vous vous trouvez ici dans votre bibliothèque de clauses sur Doctrine.
Comme sur l'interface Microsoft Word, vous pouvez :
Rechercher une clause par mots-clés
Trier par pertinence ou par récence
Appliquer les filtres suivants :
Type de contrat (catégorie déterminée par l'IA)
Partie favorisée (sur la base de ce que vous aurez renseigné en déposant vos contrats)
Nom des parties (identifié par l'IA)
Catégorie (sur la base de la manière dont vous aurez catégorisé vos clauses)
Comment catégoriser vos contrats ?
Cliquez sur la clause du contrat que vous souhaitez catégoriser. Un onglet s'ouvre sur le côté comme ci-dessous.
Cliquez sur Catégoriser le document et renseignez la catégorie à laquelle appartient le contrat.
A noter : lorsque vous catégorisez une clause, c'est tout le contrat qui appartiendra à cette catégorie.
Exemple de catégories :
Secteur d'activité
Niveau de négociation
Région
Convention collective
etc.
Votre créativité est la seule limite !
Pourquoi catégoriser ses clauses ?
Cela vous permettra d'améliorer l'organisation de vos précédents et de les rechercher plus efficacement.