Il clausolario personale permette di raccogliere in Doctrine le clausole dei contratti già redatti e di ritrovarle facilmente quando servono per un nuovo documento.
In pratica, diventa una biblioteca dei propri precedenti, costruita a partire dal lavoro già svolto.
Creare il clausolario personale
Per costituire il clausolario personale, bastano pochi clic.
Accedere a Flow Counsel dal proprio account Doctrine.
2. Selezionare "Accedi al clausolario personale".
Cliccare su "Aggiungi contratti" in alto a destra.
A questo punto è possibile scegliere i contratti da importare:
direttamente da SharePoint (per connettere il proprio SharePoint, consultare questo articolo);
dal proprio computer.
È consigliabile iniziare dai contratti e dalle clausole che rappresentano i precedenti più utili e affidabili, così da costruire fin da subito una raccolta realmente utile per la redazione.
Dopo aver selezionato i documenti, cliccare su "Importa in Doctrine".
💡 Nuovi contratti possono essere aggiunti anche successivamente seguendo gli stessi passaggi.
Cosa succede dietro le quinte? L'IA analizza tutti i contratti caricati, individua le singole clausole e le inserisce automaticamente nel clausolario.
Identificare le parti
Al termine dell'analisi, è possibile indicare le parti del contratto. Il passaggio è facoltativo, ma consente di organizzare meglio il clausolario e di filtrare successivamente le clausole in base alla parte favorita.
Per farlo, selezionare "Identifica le parti", indicare la parte interessata e cliccare su "Identifica".
Le clausole verranno quindi archiviate insieme a questa informazione.
Utilizzare il clausolario in Word
Il clausolario personale può essere consultato direttamente mentre si lavora in Microsoft Word.
Per scoprire come utilizzare il componente aggiuntivo Doctrine per Word, consultare questo articolo.
Serve una clausola già utilizzata in passato, ma non si ricorda più in quale contratto o per quale cliente?
Se i contratti sono già stati caricati su Doctrine, è possibile recuperarla direttamente da Word, senza dover cercare tra vecchi documenti e versioni precedenti.
1. Aprire il contratto in Microsoft Word e accedere a Doctrine dall'area in alto a destra.
2. Selezionare Flow Counsel.
Si apre il pannello con le funzionalità di Flow Counsel disponibili anche su Doctrine.it.
Per visualizzare meglio i contenuti, è possibile allargare il pannello.
Passando il mouse sul bordo sinistro compare una doppia freccia. Trascinarla fino a ottenere la larghezza desiderata.
3. Nella sezione "Redigi", selezionare "Cerca una clausola" > "Le tue clausole".
È qui che si trovano le clausole estratte dai contratti già caricati nel clausolario personale.
4. Inserire le parole chiave relative alla clausola che si sta cercando. È possibile ordinare i risultati per pertinenza o data di aggiunta e restringere la ricerca utilizzando i filtri, ad esempio per tipo di contratto o parte favorita.
A questo punto basta individuare la clausola più adatta e utilizzarla come punto di partenza per la redazione del contratto.
Utilizzare il clausolario su Doctrine.it
Accedere al proprio account Doctrine e quindi a Flow Counsel > Accedi al clausolario personale.
Da questa sezione è possibile cercare e organizzare le clausole utilizzando:
parole chiave;
ordinamento per pertinenza o data di aggiunta;
filtri per tipo di contratto, determinato automaticamente dall'IA;
parte favorita, se indicata al momento del caricamento del contratto;
nome delle parti, riconosciuto automaticamente dall'IA;
categoria, in base alla classificazione assegnata alle clausole.
Come categorizzare i contratti?
Per assegnare una categoria a un contratto, selezionare una delle sue clausole e cliccare su "Categorizza il documento" nel pannello laterale.
Inserire quindi la categoria desiderata.
Da sapere: la categoria viene applicata all'intero contratto, non soltanto alla clausola selezionata.
Alcuni esempi di categorie:
settore di attività;
livello di negoziazione;
area geografica;
contratto collettivo applicabile;
altre categorie utili alla propria organizzazione.
L'unico limite? La creatività dell'utente.
Perché categorizzare i precedenti?
Una buona categorizzazione rende il clausolario più facile da consultare e permette di trovare più rapidamente la clausola più adatta quando serve.